Organizzazione Eventi e Manifestazioni

Il servizio è rivolto ad associazioni, enti, comitati, Pro Loco, operatori economici e soggetti privati che intendono organizzare sul territorio comunale eventi, manifestazioni temporanee, sagre, feste, iniziative culturali, ricreative, sportive, musicali o di intrattenimento, anche con somministrazione di alimenti e bevande, occupazione di suolo pubblico, utilizzo di strutture temporanee o modifiche alla viabilità.

Il servizio consente di presentare al Comune la richiesta o comunicazione per lo svolgimento di eventi, manifestazioni temporanee, sagre, feste, iniziative culturali, ricreative, sportive, musicali, di intrattenimento o di aggregazione sul territorio comunale.

La modulistica deve essere utilizzata dagli organizzatori per fornire agli uffici comunali le informazioni necessarie alla valutazione dell’iniziativa: soggetto organizzatore, luogo, data e orari di svolgimento, programma, numero stimato di partecipanti, eventuale utilizzo di aree pubbliche, presenza di somministrazione di alimenti e bevande, musica, spettacoli, strutture temporanee, falò, modifiche alla viabilità o altre attività che possano richiedere verifiche specifiche.

Il modulo base deve essere compilato per ogni evento. In base alle caratteristiche dell’iniziativa, dovranno essere allegati anche gli specifici moduli integrativi relativi a somministrazione di alimenti e bevande, musica e intrattenimento, occupazione di suolo pubblico, viabilità, strutture e impianti, falò o piano safety semplificato.

La presentazione della richiesta al Comune non sostituisce eventuali pratiche dovute tramite il SUAP delle Valli, in particolare per somministrazione temporanea di alimenti e bevande, notifica sanitaria, pubblico spettacolo o trattenimento. Restano inoltre fermi gli eventuali adempimenti in materia di sicurezza, impatto acustico, viabilità, occupazione di suolo pubblico, uso di beni comunali e rispetto delle prescrizioni impartite dagli uffici competenti.

L’organizzatore resta responsabile della corretta gestione dell’evento, della sicurezza dei partecipanti e dei terzi, del rispetto della normativa vigente, delle autorizzazioni ottenute e del ripristino delle aree utilizzate al termine dell’iniziativa.

• Allegato A – somministrazione di alimenti e bevande;
• Allegato B – musica, spettacolo, intrattenimento e rumore;
• Allegato C – occupazione suolo pubblico, viabilità, strutture e impianti;
• Allegato D – falò, fuochi o accensioni controllate;
• Allegato E – piano safety semplificato;

3. allegare il programma dell’evento, la planimetria dell’area interessata, il documento di identità del sottoscrittore e ogni altra documentazione richiesta in base al tipo di iniziativa;
4. presentare la documentazione al Comune con congruo anticipo rispetto alla data dell’evento;
5. verificare, se l’evento prevede somministrazione di alimenti e bevande, notifica sanitaria, pubblico spettacolo, intrattenimento o altre attività produttive temporanee, l’eventuale necessità di presentare anche pratica tramite il SUAP delle Valli;
6. attendere eventuali richieste di integrazione, prescrizioni o provvedimenti degli uffici competenti prima dello svolgimento dell’evento.

La sola trasmissione del modulo al Comune non equivale, di per sé, ad autorizzazione allo svolgimento dell’evento.

In base al tipo di iniziativa, si può ottenere:

• la presa d’atto della comunicazione dell’evento;
• l’autorizzazione o concessione per l’occupazione temporanea di suolo pubblico;
• eventuali ordinanze o provvedimenti relativi alla viabilità;
• eventuali prescrizioni per lo svolgimento dell’evento in condizioni di sicurezza;
• eventuale autorizzazione all’utilizzo di beni, aree o attrezzature comunali;
• eventuale autorizzazione per falò, fuochi o accensioni controllate, se prevista;
• eventuale concessione del patrocinio, se richiesto e approvato.

La richiesta presentata al Comune non sostituisce eventuali pratiche dovute tramite il SUAP delle Valli o altri enti competenti, in particolare per somministrazione temporanea di alimenti e bevande, notifica sanitaria, pubblico spettacolo, intrattenimento o ulteriori adempimenti previsti dalla normativa vigente.

Indicativamente si raccomanda di presentare la documentazione:

• evento semplice, senza particolari criticità almeno 15 giorni prima
• evento con somministrazione di alimenti e bevande, musica o occupazione di suolo pubblico almeno 30 giorni prima
• evento con palco, strutture, modifiche alla viabilità, falò o afflusso significativo di persone almeno 45 giorni prima
• evento soggetto a pubblico spettacolo, intrattenimento o valutazioni complesse almeno 60 giorni prima

I termini sopra indicati sono orientativi e possono variare in base alla complessità dell’iniziativa e agli eventuali adempimenti richiesti tramite SUAP delle Valli o altri enti competenti.

La presentazione tardiva o incompleta della documentazione può impedire la conclusione dell’istruttoria in tempo utile per lo svolgimento dell’evento.

In particolare, possono essere dovuti:

• canone per l’occupazione temporanea di suolo pubblico, se l’evento utilizza vie, piazze, parcheggi, marciapiedi o altre aree pubbliche;
• diritti di segreteria o istruttoria, se previsti dal Comune;
• costi per l’utilizzo di sale, aree, beni o attrezzature comunali, se richiesti;
• eventuali diritti o oneri collegati a pratiche SUAP;
• eventuali diritti sanitari, se dovuti per notifica sanitaria o somministrazione di alimenti e bevande;
• eventuali costi tecnici a carico dell’organizzatore, come relazioni, certificazioni, collaudi, impianti, sicurezza, acustica o assicurazione;
• eventuali spese per servizi aggiuntivi richiesti o necessari, come pulizia, gestione rifiuti, transennamenti, presidio, assistenza sanitaria o modifiche alla viabilità.

L’importo effettivo dipende dal tipo di iniziativa, dagli spazi utilizzati, dalla durata dell’evento, dalle eventuali agevolazioni o esenzioni previste dai regolamenti comunali e dagli adempimenti richiesti dagli enti competenti.

Eventuali costi sono comunicati all’organizzatore nel corso dell’istruttoria.